Con el objetivo de unificar los criterios establecidos en la legislación publicada hasta sobre el Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED), desde el 1 de abril de 2013 entró en vigor la Orden ESS/484/2013 que facilita el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social.
Esta norma regula el Sistema RED como un servicio gestionado por la Tesorería General de la Seguridad Social para el intercambio electrónico de datos o documentos en materias de: afiliación, cotización y recaudación de empresas y trabajadores, comunicación de partes médicos de baja, confirmación y alta, así como cualquier otra actuación exigida por la normativa de la Seguridad Social.
Se establece que la incorporación al Sistema RED es OBLIGATORIA para:
La incorporación al Sistema RED NO es obligatoria para:
Cabe destacar que las actuaciones administrativas en el Sistema RED podrán llevarse a cabo por los sujetos responsables del cumplimiento de las obligaciones en nombre propio o bien por medio de representante.
Transmisión electrónica de datos o documentos a través del Sistema RED (artículo 8 Orden ESS/484/2013)
Todas las empresas incorporadas al sistema RED tienen la obligación de tramitar por la esta vía los datos o documentos relativos a actuaciones de inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización y recaudación de empresas y trabajadores en el ámbito de la Seguridad Social y la comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y de alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal (tanto de Contingencia Común - CC - como de Contingencia Profesional - CP -) así como de comunicar, por este mismo sistema, suspensiones de pago delegado de corta duración, como por ejemplo, situaciones de Riesgo durante el Embarazo o durante la Lactancia Natural.
Los datos o documentos gestionados a través del Sistema RED, así como la transmisión de las actuaciones administrativas realizadas por la Tesorería General de la Seguridad Social, gozarán de plena validez y eficacia, generando los derechos y obligaciones establecidos por la normativa en vigor en relación con dichos actos.
Para operar en el Sistema RED es necesario contar con autorización otorgada por la TGSS. Esta autorización puede ser de dos tipos:
En todo caso, las transmisiones de datos o documentos realizadas por los usuarios a través del Sistema RED, así como las comunicaciones y las notificaciones de las actuaciones administrativas que éstos reciban de la TGSS, se entenderán trasmitidos y recibidos por el autorizado.
Validez de las actuaciones a través del sistema RED
La remisión electrónica de datos o documentos a través del Sistema RED, relativos a las actuaciones en afiliación, cotización y recaudación de empresas y trabajadores y la comunicación de partes médicos de baja, confirmación y alta, gozan de plena validez y eficacia, generando los derechos y obligaciones establecidos por la normativa en vigor en relación con dichos actos.
Autorizaciones anteriores a enero de 2013
Respecto a las autorizaciones para actuar a través del Sistema RED otorgadas con anterioridad al 1 de Abril de 2013 a profesionales colegiados y terceros que viniesen transmitiendo a través del Sistema RED para una o varias empresas, siguen siendo válidas salvo manifestación expresa en contrario.
La responsabilidad de las actuaciones realizadas recaen, en todo caso, sobre el autorizado, con independencia de quien las efectúe, y sin perjuicio de la responsabilidad que éste pueda exigir a los usuarios responsables de la actuación.
Se prohíbe expresamente al autorizado RED y a los usuarios designados por éste el tratamiento automatizado de los datos a los que tengan acceso mediante la creación de ficheros informáticos para fines distintos de los estrictamente propios del Sistema RED. Será responsabilidad del autorizado mantener actualizada la relación de usuarios acreditados a operar en el sistema, en el marco de su autorización.
Los sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar que hubieran solicitado u obtenido reducciones, bonificaciones o cualesquiera otros beneficios en las bases, tipos y cuotas de la Seguridad Social que no se incorporasen de manera efectiva al Sistema RED, no podrán obtener los citados beneficios y quedarán suspendidos, sin más trámite, los que tuvieran concedidos, respecto de todos sus trabajadores, desde la fecha en que la incorporación debió realizarse.
Este sistema de notificación garantiza la total confidencialidad y autenticación en la recepción de las comunicaciones, además de favorecer la inmediatez de la que el correo postal carece. Destacamos:
El Sistema de Liquidación Directa es un nuevo modelo de cotización por el que las empresas abonarán a la Seguridad Social las cuotas de sus trabajadores. La Tesorería General de la Seguridad Social efectúa el cálculo de la liquidación, y proporciona un recibo para su ingreso por medios electrónicos.
La incorporación al Sistema de Liquidación Directa tiene carácter obligatorio a partir de enero de 2015 y se efectúa de forma progresiva. Se notifica a las empresas a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
El nuevo sistema se aplicará a partir del tercer mes siguiente a la notificación. Durante estos tres meses se podrán realizar prácticas y seguirá transmitiéndose la liquidación por RED Internet en el sistema de autoliquidación de cuotas actual.
Se gestiona a través del actual Sistema de Remisión Electrónica de Datos (SISTEMA RED). Cada mes la empresa debe solicitar la liquidación de cuotas a la seguridad Social y comunicar, sólo si es necesario, información de sus trabajadores. La TGSS emite en respuesta un borrador con el cálculo de la liquidación. Si detecta algún error que impide el cálculo lo comunica a la empresa para su corrección. Para finalizar, la empresa obtiene un recibo con el importe que debe ser ingresado mediante cargo en cuenta o pago electrónico.
SILTRA
SILTRA es la aplicación de escritorio en multiplataforma desarrollada en JAVA que permite el intercambio de ficheros de cotización (formato XML), afiliación e INSS entre el usuario y la TGSS mediante certificado SILCON, en el Sistema de Liquidación Directa.
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